Tata Kelola Kearsipan dalam Peningkatan Pelayanan Administrasi di Prodi Arsitektur Fakultas Sains dan Teknologi UIN Ar-Raniry Banda Aceh

Kurangnya perhatian terhadap arsip di sebuah prodi yang tidak memahami manajemen kearsipan secara baik, mengakibatkan pengelolaan kearsipan kurang efektif. Faktanya ditengah keadaan yang demikian prodi arsitektur mampu memberikan pelayanan yang baik terhadap mahasiswa ataupun dosen, ini berdasarkan hasil observasi peneliti dari bulan juni-juli dalam pelaksanaan magang II. Peneliti melihat ada kelebihan terkait tata kelola kearsipan khususnya dalam pelayanan administrasi. Maka dari itu diperlukan diteliti lebih jauh untuk melihat bagaimana tata kelola tersebut mampu berjalan dengan baik dan bagaimana dampak terhadap pelayanan administrasi di prodi tersebut. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan tata kelola kearsipan, dampak pengelolaan arsip, kendala dan solusi dari arsiparis prodi arsitektur tersebut. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Adapun subjek penelitian ada 5 informan antara lain: Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, Staff Prodi, dan 2 orang Mahasiswa Prodi Arsitektur. Adapun teknik pengumpulan data pada penelitian ini antara lain: observasi, wawancara dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: Pertama, pengelolaan tata kearsipan di prodi mengikuti SOP (Standard Operating Procedure) pola dari fakultas, sistem penyimpanan arsip di prodi antara lain: (1) Sistem abjad, (2) Sistem masalah, (3) Sistem nomor, dan (4) Sistem tanggal. Kedua, Adapun dampak pelayanan administrasi yang dirasakan langsung antara lain: (1) Mahasiswa/ Dosen lebih mudah dalam meminta informasi melalui via online (WhatssApp) (2) Surat yang dibutuhkan lengkap dan terjaga (3) Menyajikan data informasi mudah dan cepat saat dibutuhkan (4) Mampu memberikan keterangan yang sangat penting dan vital, (5) Suasana pelanggan merasa dipentingkan, (6) Menempatkan pelanggan sebagai mitra usaha. Ketiga, kendala yang terjadi dalam kearsipan adalah: (1) Arsip yang dipinjam tidak di foto copy solusinya scan arsip terebih dahulu sebelum dipinjam, (2) Fasilitas yang belum sesuai solusinya melakukan penambahan fasilitas sebelum pengakreditasian, (3) Kekurangan dana solusinya melakukan pengajuan permintaan dana terhadap fakultas (4) Kekurangan SDM solusinya melakukan penambahan karyawan baru.