Submission Guidelines

Download for English Version

A. Tujuan

    User Guide ini bertujuan untuk menjelaskan langkah-langkah mengupload file ke repository secara mandiri.

B. Kebijakan Umum

    1. Sebelum anda mengupload karya ilmiah ke repository, anda WAJIB mengisi Form C untuk dosen (download di sini) dan Form D untuk mahasiswa (download di sini) tentang Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah. Setelah anda isi Form tersebut, bubuhkan tandatangan, kemudian scan dan anda WAJIB mengirim ke email: repository@ar-raniry.ac.id.

    2. Repository team tidak akan memproses karya ilmiah anda jika belum menerima form tersebut.

    3. Pada saat anda menyerahkan soft copy karya ilmiah ke UPT Perpustakaan, anda WAJIB mengisi:
        a. Form A untuk dosen (download di sini) tentang Penyerahan Soft Copy.
        b. Form B untuk mahasiswa (download di sini) tentang Penyerahan Soft Copy.

    4. Repository ini bukan penerbit tetapi hanya komunikasi ilmiah dan arsip online.

    5. Karya ilmiah yang dapat diupload ke repository ini adalah yang dihasilkan oleh Sivitas Akademika UIN Ar-Raniry.

    6. Setiap orang dapat mengakses isi repository secara gratis.

    7. Dokumen dapat digunakan kembali dalam media apapun tanpa izin terlebih dahulu, bukan untuk tujuan komersil, asalkan
        identifikasi OAI atau link catatan metadata asli diberikan.

    8. UPT Perpustakaan hanya melihat keterpenuhan persyaratan, keabsahan, copyright dari karya ilmiah.

    9. Keabsahan dan keaslian isi dari karya ilmiah menjadi tanggungjawab penulis.

  10. Sekiranya anda menemukan ada dokumen yang tidak sesuai dengan perundangan yang berlaku, silakan sampaikan ke kami
        melalui reposiotry@ar-raniry.ac.id dengan menyebutkan rinci bagian dokumen yang bermasalah. Nama anda dan email akan
        dirahasiakan dan kami akan ases teguran dalam seminggu.

  11. Dokumen di repository akan dihapus atas permintaan penulis atau melanggar ketentuan yang sudah diatur dengan Peraturan
        Rektor UIN Ar-Raniry.

C. Workflow Repository

    Sebelum dijelaskan langkah-langkah upload file, perlu diperkenalkan workflow (alur kerja) repository. Terdapat 5 alur kerja (workflow), yaitu: Type, Upload, Details, Subjects, dan Deposit.

D. Langkah-langkah

1. Login Repository

a. Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk dapat menggunakan Repository UIN Ar-Raniry adalah mengetikkan alamat URL https://repository.ar-raniry.ac.id. pada browser sehingga akan muncul halaman seperti berikut.

b. Klik Create Account pada sudut kiri atas, akan tampil halaman login seperti berikut ini :

Ketik Mr atau Ms di kolom Title dan nama anda di bawah Given Name/Initials dan nama akhir di bawah Family Name.

Isi Emails Address anda (dosen wajib isi email resmi-domain UIN Ar-Raniry dan untuk mahasiswa boleh memilih domain apa saja). Tulis Username yang mudah anda ingat. Kemudian tulis Password minimal 8 karakter (baik dicampur huruf dengan angka). Sebelum di klik Register catat semua data yang telah diisi sehingga jika lupa dapat dilihat kembali catatannya. Bagi anda yang belum memiliki email resmi dari UIN Ar-Raniry dapat mendaftar di https://goo.gl/AHMwkv

Dalam contoh ini, kami Create Account atas nama Muhammad Al Jabbir Khatib. Kemudian klik Register tampil halaman seperti berikut:

Anda klik di email anda yang terlihat di halaman untuk mengaktifkan. Setelah anda klik di email, anda akan redirect ke email anda dan akan tampil halaman seperti berikut (tergantung mail service anda).

Klik active your password untuk mengaktifkan password anda. Setelah anda aktifkan password, anda sudah dapat menglogin. Jika anda klik di here, maka akan tampil halaman berikut di repository.

Klik Login, maka akan tampil halaman seperti berikut.

Begitu anda klik login, nama anda akan muncul di sudut halaman kiri Logged in as “nama anda.”

2. Manage Deposits

Halaman tersebut merupakan tahapan memulai proses upload (entry) dokumen yang akan di upload. Dokumen tersebut berupa file karya ilmiah sebagaimana diatur dengan Peraturan Rektor No. 26 tahun 2017(download di sini). Klik pada New Item. Tampilan yang akan anda lihat adalah seperti berikut ini:

Pada halaman ini terlihat ada 18 jenis (item type) dokumen yang dapat dipilih untuk disimpan di dalam repository. Masing-masing jenis diberikan deskripsi ringkas untuk membantu anda memilih. Karya ilmiah Tugas Akhir, KKU, Skripsi, Tesis, dan Disertasi, berada dalam jenis item Thesis. Pilihlah jenis dokumen yang sesuai. Kemudian klik Next.

Mengupload Dokumen dan Mengisi Detail

Setelah anda memilih jenis dokumen di atas, pada halaman ini anda akan mengupload dokumen yang akan disimpan di repository. Klik Browse, untuk mencari dokumen di komputer atau di media mana anda simpannya. Kemudian klik file lalu enter untuk Upload full text atau bahagian tertentu sebagaimana di atur dengan Peraturan Rektor UIN Ar-Raniry. Apabila dokumen tidak dapat diupload full text atas alasan tertentu sebaiknya disediakan link di mana pemustaka dapat memperoleh atau membacanya. Setelah itu anda akan melihat tampilan halaman seperti berikut ini:



Klik Show Option, maka akan tampil halaman seperti berikut:



Pada halaman ini terdapat pilihan dan isian sebagi berikut:

1. Content: Klik di Content akan muncul UNSPECIFIED, Draft Version, Submitted Version, Accepted Version, Published Version, Updated Version, Supplemental Material, Presentation, Cover Image, Additional Metadata, Bibliography, dan Other adalah pilihan kondisi file yang akan diupload. Pilih yang sesuai dengan dokumen yang anda upload.

2. Type: Merupakan jenis file yang akan diupload jika dokumen biasanya berupa format PDF, DOC, PPT, XLS dan lain-lain. Apabila dalam bentuk image biasanya berupa JPG, GIF, PNG, Audio, dan video berupa Mp3, WAV, AVI, MPG dan lain-lain.

3. Description: Merupakan penjelasan singkat mengenai file yang akan diupload. Buat deskripsi yang singkat, padat, dan akurat.

4. Visible to: Hak akses file yang akan diupload. Di sini anda harus menentukan siapa yang berhak akses file. Ada tiga pilihan hak, yaitu: Anyone, Registered Users Only, dan Repository Staff Only.

5. License: Merupakan lisensi dari file tersebut. Secara umum biasanya memiliki lisensi Creative Commons Attribution; yang pada prinsipnya penulis memberi izin orang hak untuk berbagi, memanfaatkan sebuah karya yang telah dia ciptakan. Klik untuk baca rinci https://creativecommons.org/licenses/. Anda boleh mengosongkan atau biarkan UNSPECIFIED kecuali anda memang menentukan lain.

6. Embargo expire date: Ini untuk menentukan kadaluarsa pembatasan. Boleh dikosongkan, kecuali memang file anda tentukan tahun, bulan, dan tanggal berlaku file. Setelah tahun, bulan, dan tanggal tersebut file akan kadaluarsa atau UPT Perpustakaan dapat menghapusnya.

7. Language: Klik di tanda panah (arrow key) untuk memilih bahasa yang sesuai dengan bahasa dokumen yang diupload.

Setelah anda isi semua, klik Update Metadata, maka halaman akan terlihat seperti berikut:



Lalu klik Next, akan tampil halaman yang relatif panjang karena diminta anda untuk mengisi Details identitas dokumen (file) yang anda upload. Di sini kami pisahkan halaman supaya mudah kelihatan.



Title: diisi judul karya ilmiah atau dokumen (hanya huruf awal kata yang besar/capital)

Abstract: diisi dengan abstract karya ilmiah tersebut; maksimal 150 kata.

Creator: di bawah:

Family Name : Tulis nama lengkap Anda.

Given Name/Initials : dosen mengisi dengan nomor NIDN. Sementara untuk mahasiswa mengisi dengan NIM.

Emails : dosen wajib menulis email resmi UIN Ar-Raniry. Mahasiswa menulis email personal.

Lalu pindah ke selanjutnya:



Corporate Creators: Boleh dikosongkan, kecuali memang ada penulis lain.

Contributors: Boleh dikosongkan, kecuali memang ada penulis mitra seperti editor, proof reading, dan lain-lain.

Divisions: klik unit kerja yang sesuai dengan anda.

Publication Details (Pada bagian ini, yang harus diisi adalah yang bertanda bintang untuk dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. Isi semua data yang sesuai.



Selanjutnya, klik Next. Tampilan yang akan muncul adalah seperti di bawah ini :

Melengkapi Data Subjek Dokumen. Setelah dokumen berhasil diupload, anda harus memilih subjek yang sesuai dengan dokumen tersebut. Klik Add sesuai dengan kategori artikel anda. Anda dapat memilih lebih dari 1 subjek untuk kategorisasinya yang disesuaikan dengan isi atau pembahasan di artikel atau file yang anda upload. Selanjutnya, klik Next, dan tampilan yang akan muncul adalah seperti berikut:



Deposit Dokumen. Setelah semuanya lengkap, maka langkah terakhir yang perlu dilakukan adalah menyimpan dokumen (Save for Later) yang telah diupload ke repository.



Klik pada Deposit Item Now, kemudian klik Next, dan tampilan yang akan muncul adalah sebagai berikut:



Anda dapat melihat contoh tampilan hasil dari seluruh rangkaian proses yang telah dilakukan sebelumnya. Rincian:

Details (Untuk melihat hasil dari proses entry)

Summary (Untuk melihat judul, abstrak, dan bagian-bagian lainnya dari file yang diupload yang disebut dengan metadata).

File anda telah terupload. Namun file anda belum tersimpan di repository. File tersebut harus direview oleh Editor dan Administrator sehingga semua informasi yang diminta (yang anda masukkan) sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Rektor dan Repository Policy. Berikut contoh halaman review dari file yang anda upload.



Tanda X adalah tugas Editor atau Administrator mereview dan jika sudah sesuai, maka langsung di move to repository file yang anda upload. Para Editor dan Administrator mereview dan jika sudah sesuai langsung di Move To Repository.





Halaman ini(gambar 22) sangat penting yang menunjukkan bahwa karya ilmiah anda sudah terupload di repository. Inilah halaman yang di dalam Peraturan Rektor disebut screenshots yang dapat digunakan sebagai bukti pendukung proses perubahan jabatan akademik (kenaikan pangkat), pendukung untuk Laporan Kinerja Dosen (LKD), dan pengambilan Ijazah serta SKPI bagi mahasiswa.